Loading...

Remote-Meetings und Teamgefühl trotz Home Office – Ein Erfahrungsbericht

Remote-Meetings und Teamgefühl trotz Home Office Bild von db_oblikovanje auf Pixabay
Remote-Meetings und Teamgefühl trotz Home Office – Ein Erfahrungsbericht

Remote-Meetings und Teamgefühl trotz Home Office – Ein Erfahrungsbericht

Aktuell beherrscht das Thema Home Office und Remote-Arbeit die sozialen Medien. Man findet online bereits zahlreiche Tipps und Tricks für die Arbeit von Zuhause. Auch wir haben schon Tipps für erfolgreiche agile Heimarbeit angelehnt an agilen Werten und Prinzipien, zusammengestellt. Nach gut vier  Wochen ziehen wir ein erstes Fazit: Welche Tipps und Hacks für Remote-Meetings und für das Teamgefühl trotz Homeoffice funktionieren wirklich? Was hat sich geändert – und hat sich überhaupt so viel gewandelt?

Alles wie gehabt?

Eine gute Nachricht vorab: Die (Arbeits-)Welt dreht sich auch im Homeoffice weiter. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase durften wir feststellen, dass sich durch die fast vollständige Tätigkeit und Kommunikation aus dem Homeoffice, gar nicht so viel verändert hat. Sogar der Flurfunk funktioniert nach wie vor einwandfrei. Doch das ist natürlich kein Selbstläufer. Einige Maßnahmen und Tipps gibt es zu beachten, damit weiterhin alles reibungslos läuft.

Teamspirit und Kommunikation

Ein großer Teil unserer täglichen Arbeit findet in Teams statt und bedarf deswegen eine Menge Austausch. Durch die aktuelle Situation hat sich die Art und Weise unseres Miteinanders erheblich verändert. Kommunikation über Mimik und Gestik entfallen, ebenso wie spontane Flurgespräche und gemeinsame Pausen in der Kaffeeküche. Um diese Kommunikation trotzdem aufrecht zu erhalten und sicherzustellen, dass das Team sich nicht entfremdet, haben wir zweimal täglich virtuelle Kaffeepausen als kurze Abstimmungsrunden etabliert.
Unser Team übergreifendes Daily am Morgen und ein gemeinsamer virtueller Kaffee am Ende des Tages, zu dem alle Teilnehmer mit eingeschalteter Kamera dazukommen, ist gut besucht und verschafft dem Arbeitstag ganz nebenbei gleich noch einen Rahmen. Außerdem haben sich Kommunikations-Tools für den unkomplizierten Gedankenaustausch sehr bewährt. Hier empfiehlt es sich Team spezifisch festzulegen, welche Kommunikation über welche Channels stattfinden soll und welcher der präferierte Kommunikationsweg ist.
Wir freuen uns außerdem zu beobachten, dass sich überall im Unternehmen neue Formate und Ereignisse etablieren. Sei es das gemeinsame Team-Mittagessen vor der Kamera oder ein virtuelles Feierabend-Bier am Freitag, das die Kollegen gemeinsam in einem Videoanruf genießen. Hier zeigt sich, was einmal zusammengewachsen ist, lässt sich auch durch räumliche Trennung nicht teilen.

Remote-Meetings

Eine weitere Veränderung sind die (Scrum)-Meetings, die aktuell ausschließlich remote stattfinden. Hier haben wir klare Meeting-Etikette formuliert und eingefordert, dank denen Online-Termine nahezu genauso effektiv wie die Vor-Ort-Termine funktionieren.

  • Muten der Mikrofone: Wer gerade nicht spricht, schaltet sich stumm. Damit werden Störungen durch Umgebungsgeräusche vermieden. Doch hier haben wir auch gegenteilige Erfahrungen gemacht: Manche Referenten (in Schulungen) bevorzugen Geraschel und andere „Lebenszeichen“ der Teilnehmer, als gegen eine „gemutete Mauer“ zu sprechen.
  • Aktiv zuhören: Auch wenn man gemutet ist, sollte man dem Meeting seine volle Konzentration und Aufmerksamkeit schenken. Für die Dauer der Meetings bleiben Postfächer und andere Arbeitstools geschlossen. Multitasking funktioniert (auch remote) nicht!
  • Timeboxing: Im Gegenzug ist es für den Moderator besonders wichtig, auf das Timeboxing zu achten und die Termine zielgerichtet und effizient zu gestalten. Verschwendet nicht gegenseitig eure Zeit. Themen, die nur wenige Teilnehmer erfordern, müssen nicht in der großen Runde im Detail diskutiert werden.
  • Redeanteile: Besonders in Meetings mit vielen Teilnehmern ist es wichtig, dass man aufeinander achtet und einander ausreden lässt. Man kann auch die Chat-Funktion nutzen, um auf sich oder etwas aufmerksam zu machen, ohne den Redefluss eures Kollegen zu stören. Im Gegenzug sollte man stets versuchen, sich kurz und prägnant auszudrücken, damit die Kollegen folgen können.

Unterstützung durch Tools

Wie bereits im Bereich Teamspirit angeschnitten, haben Kommunikations-Tools deutlich an Bedeutung gewonnen. Gleichzeitig geraten diese durch die vermehrten gleichzeitigen Calls teilweise an ihre Grenzen. Damit die Termine trotzdem reibungslos ablaufen, ist eine gute Vorbereitung, ausgiebiges Testen neuer Tools und natürlich der Austausch, welche Plattformen aktuell gut funktionieren und hinsichtlich Datenschutzes mit gutem Gewissen verwendet werden können, sehr wertvoll.

Für die informelle Bürokommunikation hat sich mattermost bei uns bewährt. Es ersetzt die täglichen Bürogespräche und trägt durch die Verwendung der unterschiedlichen Channel für verschiedene Themen zu einer zielgerichteten und trotzdem unkomplizierten Kommunikation bei. Für Videotelefonate und Bildschirmpräsentation ist Skype for Business nach wie vor das Mittel der Wahl, um sich in Terminen bestmöglich zu synchronisieren. Auch mit Microsoft Teams haben wir gute Erfahrungen gemacht.

Gerade für unsere Scrum Events ist die Kreativität der Agile Master gefragt. Für die Retrospektive und das Sprint Planning gibt es hilfreiche Tools und Webseiten, mit denen die Termine super gestaltet werden können. Hier haben wir mit dem kostenlosen Pointing-Poker und insbesondere mit sprintl.io, einem kostenpflichtigen aber sehr empfehlenswerten Retrospektive-Tool, gute Erfahrungen gemacht. Für die interaktiven Termine haben wir außerdem online Whiteboards wie awwapp.com und miro.com schätzen gelernt. Nach einer kurzen Einführung und Kennenlernphase, funktionieren unsere Retrospektiven damit sehr gut.

Auch hier beobachten wir, dass gemeinsame Communities und Plattformen für den Erfahrungsaustausch eine wichtige Unterstützung bieten. Um weiterhin voneinander zu lernen, Synergieeffekte zu nutzen und Good Practices zu teilen, gewinnen diese Formate mehr und mehr an Bedeutung und Beliebtheit.

Wir bleiben gespannt, wie sich diese Beobachtungen in der nächsten Zeit weiter entwickeln werden. Besonders spannend wird, welche der neu entstandenen Formate auch noch über die Zeit des verordneten Home-Office hinaus weiter bestehen bleiben werden.

Scroll to Top