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Fokus - Ablenkung vermeiden will gelernt sein

Fokus - Ablenkung vermeiden will gelernt sein

Fokus – Ablenkung vermeiden will gelernt sein

In der heutigen Zeit muss es immer schnell gehen, wir sollen alle Ziele am besten gleichzeitig und so schnell wie möglich erreichen. Außerdem verändert sich unsere Arbeitswelt immer schneller, was dazu führt, dass wir noch mehr Reize abbekommen, mit denen wir umgehen sollen. Das kann aber nicht funktionieren. Im Gegenteil, je mehr Themen wir versuchen gleichzeitig zu jonglieren, desto mehr Zeit verlieren wir durch den Kontextwechsel. Schon der alte Konfuzius sagte vor zweieinhalbtausend Jahren: „Jagst du zwei Hasen gleichzeitig, wirst du keinen davon fangen."

Fokus ist also nicht nur ein wesentlicher Scrum-Wert sondern auch ein entscheidender Erfolgsfaktor. Es geht dabei darum, sich auf ein gemeinsames (Sprint-)Ziel zu konzentrieren und die dafür notwendigen Arbeiten ohne Störungen zu erledigen. Dabei wird eine Aufgabe nach der anderen abgearbeitet, während die Fertigstellung bereits begonnener Aufgaben immer Vorrang vor dem Start einer Neuen hat. Mit Fokus vermeiden wir also Multitasking und damit die Verschwendung von Zeit und Kapazitäten. Wir sparen Koordinationsaufwand und Rüstzeiten für das „Sich-Wieder-Hineindenken". Das führt zu einer schnellen und effizienten Lieferung wertvoller Ergebnisse.

Wie aber setzt man diese Theorie im Alltag um? In seinem Blog (www.selbst-management.biz) stellt Thomas Mangold sieben Feinde des Fokus vor. Angelehnt an diesen Artikel, aus dem hier stellenweise zitiert wird und den ich euch zum Nachlesen ans Herz lege, haben wir die wichtigsten Tipps zusammengestellt, wie ihr in der Praxis fokussiert bleibt:

Feind Nummer 1: Störungen

Wir werden ständig durch aufpoppende E-Mails, ankommende Anrufe, neue Mitteilungen auf dem Smartphone oder durch Kollegen, die eine kurze Frage haben, in unserer Konzentration gestört. All das ist hinderlich für unseren Fokus. Wie können wir diese Störfaktoren reduzieren? Eine naheliegende Lösung ist, automatische Benachrichtigungen zu deaktivieren und das Smartphone auf Flugmodus oder „Nur wichtige Anrufe" umzustellen.

Außerdem kann man mit seinen Kollegen eine fixe „Fokus-Zeit" vereinbaren, in der man nur im Notfall gestört werden möchte. Bei allen anderen Themen hilft es immer kurz zu hinterfragen: Muss ich diese Anfrage, Email, Problem jetzt sofort lösen? Oder kann das Thema warten, bis ich meine momentane Aufgabe abgeschlossen habe? Um dann ungestört bei der Sache zu bleiben, und nicht von selbst wieder nach Ablenkung zu suchen, hilft ein klares Ziel vor Augen. Damit sind wir schon bei dem nächsten Feind:

Feind Nummer 2: Keine Ziele und Visionen

Wer kein klares Ziel vor Augen hat, lässt sich auch leichter vom Weg abbringen. Deswegen sollte allen im Team sowohl die langfristige Vision als auch das nächste Etappenziel klar und verständlich sein. Denn zu wissen, wofür man etwas tut, ist ein großer Motivator und hilft dabei den Fokus zu behalten.

Wie Dan Pink in seinem erfolgreichen Buch „Drive – The Suprising Truth About What Motivates Us“ beschreibt, ist die Sinnstiftung (Purpose) einer der drei wichtigsten Motivationsfaktoren in der heutigen Arbeitswelt. Man muss jedoch auch aufpassen. Von so einer zu ambitionierten Vision oder anspruchsvollen Aufgabe kann man sich auch mal schnell erschlagen fühlen. Damit wird der nächste Feind des Fokus geweckt:

Feind Nummer 3: Angst

Die Angst, eine uns gestellte Aufgabe nicht zu schaffen, kann uns in unserem Handeln lähmen. Sie hindert uns daran, Dinge fokussiert zu erledigen, die wir aber tun müssen. Ein Tipp, den man hierbei beherzigen kann, ist große, beängstigende Arbeitspakete in kleinere,  überschaubare To-Dos aufzubrechen.

Dadurch wird die Arbeit machbarer und man kann schneller kleinere Erfolge feiern, die dann wiederum als neue Motivation für das nächste Arbeitspaket dienen. Eine weitere Möglichkeit die Angst zu besiegen ist es, sich eine zweite Meinung einzuholen und die Aufgabe mit Kollegen durchzusprechen. Manchmal ist die Lösung ganz naheliegend, man muss nur gelegentlich darauf hingewiesen werden (Stichwort Pair Programming).

Feind Nummer 4: Müdigkeit

Klar ist: Wer müde ist, kann nicht konzentriert und fokussiert arbeiten. Kurzfristig helfen uns hier natürlich Hilfsmittel wie Energydrinks oder Kaffee, aber wirklich langfristig bewirkt man damit eher das Gegenteil. Gegen Müdigkeit hilft also nur eines: Mach regelmäßig und genügend Pausen, achte darauf, dass du genügend Schlaf bekommst und auf deine Arbeitszeiten.

Es gibt übrigens einen statistisch nachgewiesenen Zusammenhang zwischen der Arbeitszeit und Stundenproduktivität. Kürzere Arbeitszeiten bewirken eine höhere Produktivität und steigende Leistungsfähigkeit, höhere Konzentration und weniger Fehler. Also nutze deine verfügbare Arbeitszeit fokussiert und denke auch an Pausen und deinen Feierabend!  

Wie hilft hier Scrum?

Scrum liefert mit seinen konkreten Events, bei denen jeweils ein klares Ziel im Fokus steht, ein gutes Rahmenwerk, um sich als Team in Projekten zu fokussieren. Beim Sprint Planning beispielsweise steht das „Was?" und „Wie?" im Fokus. Im Daily Scrum wird der Fokus für den Arbeitstag gelegt und mögliche Störungen werden benannt. Beim Sprint Review liegt der Fokus auf dem erschaffenen Inkrement und dem verbleibenden Product Backlog und in der Sprint Retrospektive fokussiert sich das Team ganz auf seinen eigenen Prozess und die Zusammenarbeit im Team.

Darüber hinaus bietet das Framework eine eigene Rolle, die unter anderem für den Schutz und die Einhaltung des Fokus zuständig ist. Der Scrum Master kann sein Team dabei unterstützen, den Fokus auf das Sprintziel nicht zu verlieren und es vor Störungen von außen schützen, damit sich jeder auf seine Aufgaben im Sprint konzentrieren kann. Darüber hinaus achtet er auch während der Scrum Events darauf, dass die Timebox eingehalten wird und der Fokus auf den Termin nicht verloren geht.

Warum dieser Artikel? Das sind doch Dinge, die viele von uns „eigentlich“ wissen. Das „eigentlich“ ist genau das Problem. Auch ich habe erst gestern wieder einmal festgestellt, dass ich an zu vielen Themen gleichzeitig dran bin und mich entschieden, einen Workshop für ein neues Thema erst in 2 Wochen anzugehen.

Und dieses Reflektieren des eigenen Handelns, beispielsweise gegen den Scrum - Wert Fokus, ist eine Schärfung des agilen Mindsets. Daran arbeiten wir bei der Sulzer GmbH aus unserer agilen Community heraus aktiv und stellen jeden Monat unter ein neues agiles Motto.

Ein Motto des Monats lautet beispielsweise „Fokus – Ablenkung vermeiden will gelernt sein“.

Michael Henninger

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