Agile Retrospektiven effektiv und kreativ gestalten

Wie plane ich eine agile Retrospektive möglichst effektiv?

  Grundsätzlich gibt es – wie auch für Moderation und Workshops im Allgemeinen – ein empfohlenes Vorgehensmodell. Das sieht wie folgt aus:  

1. Stimmungsbild schaffen Wie der Name schon sagt, geht es hier voranging um das „Ankommen“, ein „Warm-up“ der Teilnehmer und/oder einen Überblick über die Stimmung im Team. In der ersten Retrospektive kann dieser Schritt das Aufstellen von Regeln für den Termin sein z. B. alle Apps schließen, einander aussprechen zu lassen oder auch der VEGAS-Regel: was in der Retrospektive gesagt wird, bleibt unter Verschluss.
2. Informationen sammeln Dies geschieht oft, indem man zurückblickt und identifiziert, was gut gelaufen ist und was nicht. Dafür gibt es verschiedene Methoden, z. B. „Mad, Sad, Glad“ oder „die 4 L’s“. Wichtig ist: Wir diskutieren nur über Ereignisse und Wahrnehmungen, nicht deren Ursachen oder gar Lösungen dafür.
3. Erkenntnisse entwickeln In dieser Phase wird untersucht, warum etwas passiert ist. Das ist wichtig, damit nicht Symptome identifiziert und behoben werden, sondern die tatsächliche Ursache hinterfragt wird.
4. Entscheiden, was zu tun ist Diese Phase umfasst Entscheidungen über konkrete Maßnahmen, die in nächster Zeit umgesetzt werden sollen – je eher, desto besser. Dabei geht es nicht um Masse, sondern um Qualität der Maßnahmen. Die Phase ist wichtig, denn diese Veränderungen sind das Ziel einer Retrospektive. Richtig effektiv wird der Termin, wenn nicht nur Maßnahmen, sondern Hypothesen abgeleitet werden. Bsp.: Problem: Die Codequalität ist seit dem Personalwechsel schlechter geworden. Maßnahme: Codereviews mit mind. zwei Reviewern durchführen. Hypothese: Wenn wir Codereviews durchführen (mind. 2 Reviewer), dann können unsere Code-Konventionen erfüllt werden. Die Maßnahme ist dann nicht nach der Umsetzung beendet, sondern erst, wenn die Erfüllung dieser auch die Hypothese bestätigt. Tut sie das nicht, wird in der nächsten Retrospektive an einer neuen Maßnahme gearbeitet.
5. Abschluss / Fazit Zu guter Letzt werden die Ergebnisse der Retrospektive zusammengefasst und meistens mit einem Feedback vom Team geschlossen. Dabei geht es nicht nur um das Feedback für den Moderator, sondern auch um Wünsche, Ideen, Lob und Kritik von dem Team für das Team.

Jede dieser Phasen ist bereits bei der Planung mit einer Timebox – also einer maximalen Dauer – zu versehen. Damit kann die Retrospektive dann vom Moderator effizient gesteuert werden.  

Welche Tools und Hilfsmittel kann ich virtuell verwenden?

  Wie so oft gibt es hier eine Vielzahl an Tools, die der Retrospektive mehr oder weniger eine Struktur vorgeben. Klassische Retro-Tools geben einen Rahmen anhand der fünf Schritte vor oder legen den Fokus auf Kartenabfragen und Diskussion. Diese Tools sind geeignet für jeden Moderator-Neuling und/oder Teams, die etwas mehr Struktur, dafür aber wenige Abwechslung und Freiraum suchen. Dazu gehören unter anderem agile Meeting-Tools wie u. a. Parabol, Retrium und Sprintl.io. Mehr Kreativität und Freiräume in der Retrogestaltung erlauben virtuelle Whiteboards wie u. a. Conceptboard, Mural oder Miro.  

Gibt es Best Practices?

  Auf jeden Fall gibt es „Practices“, ob sie wirklich auch für Ihr Team geeignet sind, ist aber vorab zu prüfen. Der Retromat – mit Anregungen und Abläufen für (agile) Retrospektiven ist hierbei sehr zu empfehlen.   Dort finden Sie für jede Phase eine Vielzahl an Methoden zum Variieren.  

Wie finde ich die geeignetste Methode?

  Hier ist etwas Fingerspitzengefühl gefragt. Natürlich helfen die Practices aus Retromat und Co. – doch wie kombiniere ich die Methoden? Einerseits richtet sich die Auswahl nach den Erlebnissen im letzten Sprint. Wenn ein dominantes Thema bekannt ist z. B. auffällig viele Bugs, nicht geglückte Urlaubsübergaben, lang ersehnte Releases oder Team-Konflikte, dann sollte die Retro dem Thema viel Raum geben dürfen. Dazu passen leichtgewichtige Methoden mit Platz für Beschreibungen, Diskussionen und – insbesondere bei verbesserungswürdigen Themen – mit Fokus auf Ursachenanalysen. Alle Schritte sollten darauf ausgerichtet sein und keine „Nebenschauplätze“ aufwerfen.   Wie immer gilt jedoch: Selbst wenn der Moderator einen wesentlichen „Elefanten im Raum“ entdeckt haben mag, das Team sollte entscheiden dürfen, was ihm wichtig ist, beispielsweise über Handzeichen oder Dot-Voting. Wenn kein Thema im Raum steht, können die Methoden stärker auf die Themen- und Ideensammlung abzielen. Es muss dabei nicht nur der letzte Sprint betrachtet werden, sondern gerne auch längere Zeiträume. Auch Grundlegendes wie Teamregeln oder Agile Werte können betrachtet werden: Wie gut ist unser Handeln danach ausgerichtet? Wo können wir uns noch verbessern?   Ein Moderator kann ebenfalls beobachten, ob das Team in der aktuellen Situation besser über Gefühle oder über Situationen reden kann und danach Methoden auswählen. Manche Formulierungen wie „Mad“ / „Sad“, „schlecht“ und „Fail“ hören Teammitglieder nicht gerne, dann können weichere oder positive Formulieren helfen (z.B. „Wiederholen und Vermeiden“ oder „Wie sieht der perfekte Sprint aus“?).   Generell sollten in der Retrospektive nicht nur negative Themen angesprochen werden, sondern genügend Platz für Dank, Lob und Erfolgsberichte bleiben. Auch aus Erfolgen kann man lernen – insbesondere, wenn sie über Experimente erreicht worden sind.  

Wie kann ich der Retro-Routine entkommen?

  Ist das Team „verspielter“ braucht es kreative Methoden. Retrospektiven können z. B. komplett nach einem Motto strukturiert werden. Dafür eignen sich thematisch die Jahreszeiten, Welttage, Events und Feiertage (z. B. Fasching). Jede Methode sollte dabei Metaphern zum gewählten Thema beinhalten. Nehmen wir mal beispielhaft das Thema Fasching – so können die Teams z. B. danach gefragt werden, welche drei Dinge aus dem letzten Sprint in den Koffer für den nächsten passen oder welches Kostüm ihnen – bezogen auf den letzten Sprint – an Fasching am besten passt.   Oder wie wäre es mit einer „Film-Retro“: Hierzu schlägt das Projekt-Team ein Filmtitel vor, der zur aktuellen Situation passt (beispielsweise „Lara Croft: Büchse der Pandorra“ für einen heiklen Bug) Im Termin wird dann auf den Film-Handlungen aufgebaut. Wichtig bei aller Kreativität ist, dass jeder im Team die verwendeten Metaphern und Begriffe kennt. Erstellen Sie zu Beginn eine Art „Legende“.   Trotz aller Kreativität hierbei nicht vergessen: Maßnahmen sollten dokumentiert werden, damit sie verbindlich werden.  

Fazit

  Retrospektiven sind so unterschiedlich, wie die Teams und Moderatoren. Am Ende einer gelungenen Retrospektive stehen nicht notwendigerweise viele, aber konkrete Maßnahmen – besser: überprüfbare Hypothesen, welche die Teamperformance noch ein Stückchen besser machen.   Für Moderator-Einsteiger empfehlen sich zur Orientierung „gelistete“ Methoden, wie z. B. The best retrospective for beginners – All About Retrospectives   Oder ein geführtes Retro-Tool mit (eingeschränktem) Methoden-Sortiment und vorgegebener Struktur. Erfahreneren Moderatoren bietet hingegen ein Whiteboard mehr erforderlichen Freiräume zur Gestaltung.

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