Pole Position für Effizienz: Erfolgreiche SAP-Migration

Unser Kunde, ein führendes Unternehmen im Motorsport, stand vor der Herausforderung, seine bisherige R3 SAP-Systemlandschaft zu modernisieren und seine Vertriebs- und Serviceprozesse effizienter zu gestalten. Mit Unterstützung der Sulzer GmbH wurde ein umfassendes Projekt realisiert, das die technische und betriebliche Transformation erfolgreich vorantrieb.

Herausforderung

Der Kunde war mit mehreren spezifischen Problemen konfrontiert:

• Einführung eines Dokumentenmanagements, um SAP-relevante Vorgänge und Belege effizient zu verwalten. Ablösung kundeneigenen Codings bei der Migration zu SAP S/4HANA.
• Integration verschiedener Handelsorganisationen in den systemseitigen Bestellprozess, welche bisher eigene Systemlösungen nutzten
• Der Lebenszyklus der SAP/R3 SD-Umgebung endet spätestens 2027, die neue SAP Technologie S/4 HANA wird eingeführt.
• Effizienz- und Bedienbarkeitsgrenzen der bisherigen R/3-Umgebung
• Optimierungsbedarf durch gestiegenes Wachstum und durch eingeschränkte technologische Anpassungsmöglichkeiten in der R/3 Umgebung
• Ausrichtung auf die neue User Experience (UX) und das User Interface (UI) der SAP (Fiori Launchpad)
• Notwendiger Bedarf an Embedded-Analytics-Funktionen aus S/4 HANA sowie Realtime KPI‘s Anpassung der Serverkapazitäten zur Unterstützung der neuen Systemlandschaft.

Projektbeschreibung

Das Projekt umfasste die Migration der Vertriebsinhalte im Modul SD von SAP R/3 zu SAP S/4HANA. Ziel war es, eine moderne Vertriebsabwicklung für den Ersatzteilvertrieb und die Serviceabwicklung zu schaffen.

Es wurden Maßnahmen eingeführt um den Ersatz von kundeneigenen Lösungen zur Automatisierung durch Standardlösungen in S/4HANA Sales zu gewährleisten. Außerdem wurden Echtzeit-KPIs zur Verbesserung der  Entscheidungsfindung implementiert. Durch die Einführung der aATP-Menge (Advanced Available-to-Promise) wird künftig eine belastbare Materialverfügbarkeit im System gewährleistet.

Lösung

Vor allem der engen und partnerschaftlichen Zusammenarbeit war es zu verdanken, das maßgeschneiderte Lösungsansätze für den Kunden entstanden. Ein kleiner Auszug hieraus, ist die Ablösung kundeneigener Queries zur Rückstandsbearbeitung hinzu Standardfunktionalitäten der SAP im Rahmen der Backorder Processing (BOP) Funktionen.

Weiterhin ließ sich der Bedarf an analytischen Auswertungen und Realtime KPI’s durch neue Lighthouse Apps wie z.B. „Übersicht für Vertriebsmanager“ decken. Via Standard werden übersichtliche Auswertungen zu wesentlichen Geschäftsprozessen, wie z.B. Kundenretouren, Kundenauftragseingängen, Umsätze, rückständige Auftragspositionen, Erfüllung von Kundenaufträgen, Unvollständige Verkaufsbelege u.v.m. mitgeliefert.

Entscheidende Wendepunkte

Bereits ein halbes Jahr vor des eigentlichen Zieltermins wurde durch Sulzer eine Vorstudie und Konzeption durchgeführt und finalisiert, welche den  Vertrieb im Kontext der S/4HANA-Funktionalitäten betrachtete. Auf Basis dieser Ergebnisse konnten Zielprozesse und die Zielarchitektur abgeleitet werden sowie auch eine Schätzung auf übergeordneter Ebene zu weiteren Meilensteinen des Projektplans abgegeben werden. 

Basierend auf diesem Fortschritt konnte sich Sulzer und unser Kunde im Rahmen eines angemessenen Zeitraums diverser Funktions- Regressions- und Integrationstests widmen. Somit konnten Defects oder fehlerhaftes Customizing bereits vor dem Go-Live vollständig aufgedeckt werden.

Herausforderungen bei der Implementierung

Die Projektkonstellation bestand aus der Sulzer GmbH, unserem Kunden aus der Motorsportbranche sowie einem externen Umsetzungsdienstleister, welcher die technische Migration verantwortete. Die Umsetzungsgeschwindigkeit der Implementierung entsprach nicht den Erwartungen des Kunden. 

Deswegen entwickelte Sulzer in Abstimmung mit dem Kunden Maßnahmen welche u.a. kürzere Abstimmungszyklen und eine Reduzierung der Sprintdauer beinhalteten und u.a. dazu führten, Projektverzögerungen erfolgreich zu korrigieren. Zeitversetzte Starts und unterschiedliche Laufzeiten der verschiedenen Teilprojekte erhöhten massiv den Abstimmungsaufwand und bargen ein hohes Risiko den gemeinsamen Go-Live zu verzögern.

Ergebnisse

Durch die vertrauensvolle respektvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe und den agilen Projektansatz erzielte das Projekt beeindruckende Ergebnisse:

• Effizienzsteigerung: Deutliche Erhöhung der Effizienz und Geschwindigkeit bei der Auftragsbearbeitung durch die Nutzung von SAP Fiori Lighthouse Apps wie z.B. der „Kundenaufträge verwalten Version 2“
• Verbesserte Retourenabwicklung: Einführung eines modernen, vollständig im SAP-System integrierten Retourenprozesses, beginnend von der Meldung über den kundeneigenen Webshop bis hin zur Gutschriftenerstellung.
• Echtzeit-Reporting: Ablösung von unzähligen kundeneigenen Queries und somit deutlich verbesserte Reporting-Möglichkeiten und Echtzeit-KPIs zur besseren Überwachung und Steuerung der Prozesse, durch der bespielhaften Nutzung von Apps wie: „Meine Verkaufsübersicht“ oder „Übersicht Bestandsanalyse“.
• Zukunftssicherheit: Vorbereitung auf die Migration weiterer Konzerntöchter in Amerika und Asien durch die gewonnenen Erkenntnisse und Best Practices im Rahmen von Folgeprojekten in strategischer Partnerschaft mit der Sulzer GmbH.
• Kosteneffizienz: Durch eine professionelle an den Kundenbedürfnissen ausgerichtete Beratung, konnten Probleme der Feldverfügbarkeit von Zoll- und Außenhandelsdaten neutralisiert werden, welche sich mit der Grundsatzentscheidung zur Einführung von SAP Global Trade Services und SAP International Trade beschäftigen. Hierdurch wurde es dem Kunden ermöglicht, durch geringe Customizing-Aufwände Felder in der S/4HANA-Umgebung wieder herzustellen und somit den zollrechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
• Kundenzufriedenheit: Hohe Zufriedenheit des Kunden, da dieses Projekt Vorzeigecharakter sowohl für den Kunden als auch für Sulzer hat.

Mehrwert

Das Projekt führte zu einer erheblichen Steigerung der Kundenzufriedenheit durch effizientere Arbeitsprozesse und Echtzeit-KPIs. Die Modernisierung ermöglichte eine schnelle Reaktionsfähigkeit und eine verbesserte Prozesskette.

Für Sulzer war dieses Projekt hilfreich, um wertvolle Erkenntnisse über die Vereinbarkeit der realen kundeneigenen Prozesslandschaft und der Anwendung verschiedener SAP-Modulkomponenenten im Rahmen von Sales, Material Management, Supply Chain, Customer Service und Production Planning zu gewinnen.

Langfristige Auswirkungen

Die Modernisierung und Optimierung der Systemlandschaft legt einen wichtigen Grundstein für die weitere digitale Transformation unseres Kunden. Die erzielten Verbesserungen und Effizienzsteigerungen tragen nachhaltig zur Wettbewerbsfähigkeit und Agilität des Kunden bei. Außerdem wurde durch dieses erfolgreiche Projekt die strategische Partnerschaft zwischen Sulzer und unserem Kunden weiter gefestigt.

Fazit

Dieses Projekt demonstrierte die Fähigkeit der Sulzer GmbH, komplexe Herausforderungen in hochdynamischen Branchen zu bewältigen und maßgeschneiderte Lösungen zu liefern. Die Erfahrungen und Erkenntnisse aus diesem Projekt werden bereits in anderen Projekten in den Branchen Automotive, Fertigung, Maschinenbau, Public und Energie angewendet.

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